Tugas Pokok & Fungsional

Pasal 47

(1) Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan dipimpin oleh seorang Kepala Bagian.

(2) Kepala Bagian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan kebijakan, pengoordinasian pelaksanaan tugas Perangkat Daerah, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah di bidang protokol, Tata Usaha dan komunikasi pimpinan serta dokumentasi.

(3) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam ayat (2), KepalaBagian mempunyai fungsi:

1. penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang protokol, tata usaha dan komunikasi pimpinan serta dokumentasi;
2. penyiapan bahan pengoordinasian pelaksanaan tugas Perangkat Daerah di bidang protokol, tata usaha dan komunikasi pimpinan serta dokumentasi;
3. penyiapan bahan bahan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah terkait protokol, tata usaha dan komunikasi pimpinan serta dokumentasi;dan
4. pelaksaaan fungsi lain yang diberikan oleh Asisten Administrasi Umum yang berkaitan dengan tugasnya.

(4) Untuk melaksanakan fungsi sebagaimana dimaksud dalam ayat (3), Kepala Bagian mempunyai rincian tugas:

1. menyusun rencana kebijakan program kerja bidang urusan Protokol, Tata Usaha dan Komunikasi Pimpinan serta Dokumentasi Pimpinan;
2. mendistribusikan tugas kepada bawahan di lingkungan bidang urusan Protokol, Tata Usaha dan Komunikasi Pimpinan serta Dokumentasi Pimpinan;
3. memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan di lingkungan bidang urusan Protokol, Tata Usaha dan Komunikasi Pimpinan serta Dokumentasi Pimpinan;
4. menyelia pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan bidang urusan Protokol, Tata Usaha dan Komunikasi Pimpinan serta Dokumentasi Pimpinan;
5. menyusun bahan dan melaksanakan perumusan kebijakan, fasilitasi dan koordinasi serta pembinaan teknis terkait bidang urusan Protokol, Tata Usaha dan Komunikasi Pimpinan serta Dokumentasi Pimpinan;
6. mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan bidang urusan Protokol, Tata Usaha dan Komunikasi Pimpinan serta Dokumentasi Pimpinan;
7. menyusun laporan pelaksanaan tugas di bidang urusan Protokol, Tata Usaha dan Komunikasi Pimpinan serta Dokumentasi Pimpinan;
8. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tertulis dari atasan sesuai dengan tugas pokok fungsinya berdasarkan peraturan perundang-undangan.

(5) Dalam melaksanakan tugas, fungsi dan uraian tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2), ayat (3), dan ayat (4), Kepala Bagian membawahi:

1. Sub Bagian Protokol;
2. Sub Bagian Tata Usaha dan Komunikasi Pimpinan; dan
3. Sub Bagian Dokumentasi Pimpinan.

Paragraf 1 Sub Bagian Protokol

Pasal 48

(1) Sub Bagian Protokol dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian.

(2) Kepala Sub Bagian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mempunyai tugas:

1. merencanakan kegiatan Sub Bagian Protokol;
2. membagi tugas kepada bawahan di lingkungan Sub Bagian Protokol;
3. membimbing pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Sub Bagian Protokol;
4. melaksanakan tata protokoler dalam rangka penyambutan tamu Pemerintah Daerah;
5. menyiapkan bahan koordinasi dan/atau fasilitasi keprotokolan;
6. menyiapkan bahan informasi acara dan jadwal kegiatan Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah;
7. menginformasikan jadwal dan kegiatan Pemerintah Daerah;
8. melaksanakan pengaturan acara, tata upacara/tata tempat;
9. melaksanakan koordinasi dan fasilitasi kegiatan Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah.
10. memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan Sub Bagian Protokol;
11. mengevaluasi pelaksanaan kegiatan di lingkungan Sub Bagian Protokol;
12. melaporkan pelaksanaan kinerja di lingkungan Sub Bagian Protokol; dan
13. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tertulis dari atasan sesuai dengan tugas pokok fungsinya berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Paragraf 2 Sub Bagian Tata Usaha dan Komunikasi Pimpinan

Pasal 49

(1) Sub Bagian Tata Usaha dan Komunikasi Pimpinan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian.

(2) Kepala Sub Bagian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mempunyai tugas:

1. merencanakan kegiatan Sub Bagian Tata usaha dan Komunikasi Pimpinan;
2. membagi tugas kepada bawahan di lingkungan Sub Bagian Tata usaha dan Komunikasi Pimpinan;
3. membimbing pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Sub Bagian Tata Usaha dan Komunikasi Pimpinan;
4. menjalin hubungan dengan berbagai pihak terkait pelaksanaan fungsi juru bicara Pimpinan Daerah;
5. memberi masukan kepada Pimpinan Daerah tentang penyampaian informasi tertentu;
6. memberikan informasi dan penjelasan kepada pihakpihak terkait sesuai dengan kebutuhan dan atau atas arahan pimpinan;
7. menghimpun dan mengolah informasi yang yang bersifat penting dan mendesak sesuai kebutuhan Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah;
8. menyiapkan dan menggandakan bahan materi rapat;
9. menyiapkan dan menggandakan bahan materi kebijakan;
10. menyusun naskah sambutan dan pidato Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah;
11. melaksanakan pengelolaan kearsipan, administrasi tata usaha, persuratan Walikota dan Wakil Walikota;
12. memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan Sub Bagian Komunikasi Pimpinan;
13. mengevaluasi pelaksanaan kegiatan di lingkungan Sub Bagian Komunikasi Pimpinan;
14. melaporkan pelaksanaan kinerja di lingkungan Sub Bagian Komunikasi Pimpinan;dan
15. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tertulis dari atasan sesuai dengan tugas pokok fungsinya berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Paragraf 3 Sub Bagian Dokumentasi Pimpinan

Pasal 50

(1) Sub Bagian Dokumentasi Pimpinan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian.

(2) Kepala Sub Bagian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mempunyai tugas:

1. merencanakan kegiatan Sub Bagian Dokumentasi Pimpinan;
2. membagi tugas kepada bawahan di lingkungan Sub Bagian Dokumentasi Pimpinan;
3. membimbing pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Sub Bagian Dokumentasi Pimpinan;
4. menghimpun dokumentasi kegiatan Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah;
5. menyusun notulensi rapat Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah;
6. memfasilitasi peliputan media terhadap kegiatan Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah;
7. memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan Sub Bagian Dokumentasi Pimpinan;
8. mengevaluasi pelaksanaan kegiatan di lingkungan Sub Bagian Dokumentasi Pimpinan;
9. melaporkan pelaksanaan kinerja di lingkungan Sub Bagian Dokumentasi Pimpinan;dan
10. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tertulis dari atasan sesuai dengan tugas pokok fungsinya berdasarkan peraturan perundang-undangan.

* File PDF : Peraturan Walikota Batam Nomor 56 Tahun 2019 Tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Uraian Tugas Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD